¿Qué es un Ethics Officer?

La ética en la empresa no es un lujo ni un complemento, es una necesidad.

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La ética en la empresa no es un lujo ni un complemento, es una necesidad, algo interno, indispensable para sus fines y su actividad. Para asegurar que la ética se viva desde el interior, la empresa moderna ha creado puestos como el Ethics Officer, oficial de ética; Compliance Officer, quien se asegura de que se cumplan todas las políticas, procedimientos, regulaciones y normatividad general de la empresa en el aspecto legal, regulatorio y ético; o el Risk Officer, quien identifica y monitorea los riesgos económicos, operativos y financieros de la empresa.

Fernando Chamas, Ethics Officer de ASIM, empresa que busca optimizar los sistemas de agua potable, alcantarillado y saneamiento; describe las actividades de un Ethics Officer u oficial de ética. En su caso, no es la única función que desempeña, pues su puesto principal es el de Director Financiero.

¿En qué consiste la labor del oficial de ética y cómo iniciaste en este proyecto?

La misión del oficial de ética en nuestra empresa es la de implementar y difundir el Código de ética, responder preguntas o dudas que pudieran surgir, liderar la capacitación y la difusión de la ética en la empresa, indagar las causas y tomar las medidas necesarias para evitar problemas éticos que son de su conocimiento, y monitorear la conciencia ética en los colaboradores, proveedores y contratistas. Antes de la existencia de ésta figura, la responsabilidad era de Recursos Humanos y Auditoría Interna, áreas que podían inquirir algunos temas éticos como robo u otras violaciones al código de conducta sin que hubiera una línea ética o una persona encargada de esta misión. Sin embargo dejaban de lado otros temas cuya esencia siempre remite a la ética, tales como: transferir información a la competencia, sobornos, acoso sexual, discriminación, etcétera; tópicos que en ocasiones no podían detectarse en una auditoria regular.

En 2006 me nombraron oficial de ética de ASIM, como propuesta del Country Manager. Luego de una conferencia de oficiales de ética del grupo en París concluimos que había que implementar, en cada país en el que la empresa tiene presencia, los códigos de ética en la forma en que mejor se adapte a las costumbres y creencias de cada región. Lo importante era comunicar los valores del grupo en la forma más simple que se pudiera.

En el caso de México comenzamos por difundir el código de ética entre los trabajadores y, además, constituir la línea ética, es decir, el cauce que seguirían todas las denuncias; nosotros decidimos que dicha vía sería el correo electrónico. No optamos por una whistle blower line (línea telefónica para las denuncias) porque en nuestra opinión es mejor que se hagan las denuncias por escrito.

El correo electrónico con la denuncia llega al Comité de ética en forma simultánea, por lo tanto es imposible que el oficial de ética esconda una denuncia pues él también puede ser denunciado. Lo mismo ocurre con cualquier miembro del Comité de ética.

En principio, uno de los mayores retos fue convencer a la alta dirección operativa acerca de la necesidad de difundir el código de ética. Por todos lados escuchaba frases como «hay un reglamento de trabajo, la gente ya sabe cuál es la conducta esperada». El segundo desafío fue dar a conocer el código de ética de manera atractiva e interesante pues descubrimos que nadie lo consultaba en su versión original, sólo con texto. Para ello trabajamos de la mano del equipo de Comunicación Interna de la empresa y elaboramos una estrategia de difusión sin cambiar el contenido del código de ética, pero sí su presentación.

¿Cómo se estructura la información de un documento como éste?

El código se aprobó por el Consejo de Dirección de la empresa, con sede en París. Después se tradujo a diversos idiomas y se envió a cada país. La cuestión es que, aunque el código de ética estuviera bien escrito y fuera claro, al entregárselo a un colaborador, no estábamos seguros de que lo leería, pues no todos los niveles de la organización lo encontraban de fácil lectura. Por ello creamos herramientas claras, sencillas y sobre todo atractivas para que los colaboradores conocieran el código. En la empresa, la ética es para todos y el compromiso empieza desde los niveles operativos de la organización, no con el gerente o el director. Ahora bien, el «cómo» comunicar los principios éticos a todos los colaboradores de la empresa sin importar su cargo es un trabajo de comunicación, no del oficial de ética. Éste tiene como función principal implementar, difundir y asegurar su cumplimiento.

¿Cómo infundir los valores en los operarios?

Una de las funciones del oficial de ética y del área de Comunicación Interna es levantar la conciencia ética (ethical awareness). Dejar claro a qué estamos comprometidos y cuáles principios éticos debemos respetar como empresa.

Hicimos un trabajo en tres etapas. La primera consistió en capacitar y dar a conocer el código de ética a partir de la comunicación interna y del código impreso distribuido al personal, contratistas y proveedores. Para ello el área de Comunicación realizó un código con imágenes que expresan los mismos principios escritos. Sabemos que, aunque la gente no lea el código, sí verá las imágenes. Además se les pidió firmar una carta de adhesión.

La segunda etapa consistió en atender las dudas éticas. Al darnos cuenta de que algunos conceptos no eran bien comprendidos, preparamos un diccionario que explicara la ética de ciertos conceptos. Por ejemplo: qué es profesionalismo, qué es conflicto de intereses, etcétera. Gracias a la descripción acompañada de una imagen los términos se comprendieron mejor.

La tercera etapa buscó instaurar el «Comité de ética» y la línea de denuncia (por correo electrónico). Como mencioné, antes de este punto, Recursos Humanos o Auditoría Interna atendían todos los procesos éticos y cuestiones que violaban el reglamento de trabajo. Los mismos se reportaban al Director General, quien decidía si eran un tema ético o de incumbencia de la empresa. Ahora la organización prefiere que no decida una sola persona sino el Comité de ética, que resuelve si se trata de una falta ética y si habrá sanción.

Muchas cosas se saben por denuncia, en general anónimas. El canal de denuncias permite una comunicación directa entre el colaborador de cualquier nivel, con la Dirección General y los miembros del Comité de ética, que generalmente divulgamos quiénes son. El personal cuenta, además, con un segundo canal directo al oficial de ética del grupo en París.

Instaurar el Comité de ética es una tarea necesaria pues por lo general las consideraciones en un problema ético son diferentes entre las distintas personas. Por ejemplo, hay temas que son claros, como el caso de una persona que tenía 25 años en la empresa y fue arrestada por manejar el fin de semana una camioneta de la institución en estado de ebriedad; hay otras cuestiones, como el conflicto de interés, que en ocasiones no son tan evidentes. Pero las consideraciones y circunstancias pueden ser diferentes. El oficial de ética opina como miembro del Comité de ética, pero no decide, el fallo lo da el Comité en conjunto por mayoría de votos.

¿Quiénes integran el Comité?

El Country Manager, el director general de operaciones, el oficial de ética y el director de Auditoria Interna, en total cuatro personas. Abundan los matices, en temas éticos rara vez hay blanco y negro y las consideraciones éticas de las personas son muy diferentes.

Los códigos de ética y de trabajo están hermanados. Algunos problemas atañen a ambos y otros sólo a uno. Si es asunto sólo de reglamento, en general el oficial de ética no se involucra. En temas más «grises» o asuntos difíciles de probar, como denuncias de acoso sexual, sobornos, discriminación, maltrato… el oficial de ética y el Comité valoran las pruebas y la Auditoría Interna hace la investigación. La presencia del Comité es vital ya que no hay una única solución, cada situación difiere y cada persona encuentra un matiz diferente. Es como un prisma, que desde distintas perspectivas muestra colores diferentes. Además, en un Comité hay gente, que gracias a su expertise, tiene mayor peso.

Cada año el oficial de ética en París me solicita un reporte ético, mismo que resume todas las cuestiones éticas que atendimos. «Hemos recibido cinco denuncias, que se trataron en el Comité de ética, no tuvimos ningún contrato de consultoría o acuerdo con gobiernos sin la necesarias autorizaciones, etcétera». Firmo como oficial de ética, afirmando que no hay una violación o infracción (ethical breach). En caso de que la haya, debo informarlo a París. Me corresponde a mí como oficial de ética denunciarla ante el oficial de ética del Grupo Suez, de quien dependen funcionalmente los oficiales de ética.

Suez considera que el riesgo más grande entre los riesgos operativos, financieros, macroeconómicos, etcétera, es el riesgo ético pues éste no es cuantificable y sus repercusiones son de larga duración. La respetabilidad de la empresa, su reputación y prestigio no se pueden medir en pesos. Se trata de valores universales que el oficial de ética tiene que transmitir e investigar cuando se quebrantan.

¿Se puede alinear a diferentes países en un mismo código?, ¿no hay obstáculos?

Los países hacen diferentes cosas para adaptar el código a sus circunstancias. Por lo general el código demanda algunos «aterrizajes culturales» a diferentes contextos, siempre conservando los mismos valores, porque estos son por naturaleza universales.

Como oficiales de ética de Suez podemos acceder a una página web con cursos de formación sobre distintos temas: proveedores, prácticas éticas, consultoría, ejemplos de aplicación práctica, casos, etcétera. Estos ejemplos ayudan a encarar los problemas, a ver dónde está el límite, para aclarar un poco ese gris y volverlo más blanco o más negro.

¿Consideras que hay una ética con valores universales?

Claro, aunque en ocasiones existen posturas diversas en relación con los valores éticos. A veces las circunstancias hacen que la persona se comporte de forma diferente, ejemplos hay muchos: necesidad, extorsión… todas ellas pueden ser atenuantes en un comportamiento no ético.

Hablando de ética he escuchado a directores generales afirmar que «mientras no haya un daño patrimonial a la empresa, todo pertenece al ámbito privado de la persona». Es una definición con la que no estoy de acuerdo porque, en mi opinión, un colaborador debe mostrar una conducta alineada a los valores de la empresa donde trabaja.

He escuchado también casos de ética en las empresas con el tema del comportamiento de sus colaboradores en las redes sociales, donde hay muchas zonas grises. ¿Tienes derecho a publicar todo lo que quieras en tus redes?, pero si representas a tu empresa, ¿eso refleja los valores de la empresa en el medio? Me parece que hay otros aspectos a tomar en cuenta. En estos casos el Comité de ética decide con base en las evidencias que tiene y, si encuentra que el colaborador viola el código de ética, debe haber una sanción.

¿Cómo establecer objetivos y comprobar resultados de proyectos que no son medibles?

Esto lo vemos a través del área de Comunicación Interna. Hacemos una encuesta bianual entre los colaboradores sobre determinados valores y conocimientos para medir el awareness y descubrir cuánto ha penetrado el conocimiento en el colaborador. Cerca de 800 colaboradores llenan la encuesta de manera anónima, esto nos permite evaluar determinados conceptos del conocimiento del negocio y de los valores y entender si la comunicación del código de ética ha permeado hasta donde queremos. Los resultados los recibe el oficial de ética.

En el primer año de evaluación, el ethical awareness en la empresa fue muy alto. 80 de 100 personas contestaron que gracias a esta iniciativa tienen otra visión de la ética en la empresa, que no sólo abarca robar, llegar tarde, etcétera.

Hay gente que dice que no entiende ciertos términos y no contesta alguna pregunta. Eso nos sirve para abrir un canal de dudas éticas. También pueden consultar cualquier inquietud con el Oficial de ética, quien responde por escrito.

Tener un código de ética con tales requisitos implica mucho trabajo.

¿Qué distingue a una empresa que cuenta con él?, ¿en qué la enriquece?

Yo tenía la misma duda sobre el impacto en la organización, pero es muy importante que los colaboradores formen su conciencia ética. En el instante en el que las personas se dan cuenta de que la ética va mucho más allá, muestran un cambio de conducta. Nosotros vivimos un efecto significativo porque los colaboradores no consideraban que determinadas actitudes de sus jefes fueran asuntos de ética, como la discriminación o la falta de respeto a ciertas normatividades de trabajo.

Cuando descubrieron que hay límites y que la empresa está comprometida con ciertos valores hubo una reacción importante, positiva, y el grado de pertenencia aumentó. Se denunció a personas por falta de profesionalismo, trato discriminatorio o maltrato en la empresa y tuvieron que irse.

Estas medidas y las encuestas sobre el grado de conocimiento e inserción en la empresa del Código de ética, producen un cambio de actitud. Todo es más claro y queda mejor establecido, pues se sabe a qué nos comprometemos como colaboradores y empresa. El impacto es positivo en las líneas de toda la institución y por consiguiente en la sociedad, sobre todo luego de su acción efectiva. La ética no puede ser cuestión declaratoria, para cumplir un procedimiento, la gente tiene que ver que se aplica, que hay premios y castigos.

En ocasiones, una actitud no ética puede ser parte de la «cultura» de la empresa, y en ese caso, el establecer claramente estos valores ayuda erradicarla y por consiguiente hay un cambio cultural en la empresa.

Así como la responsabilidad social es hoy un valor agregado y se ve bien que una empresa la practique ¿ocurre algo similar con el código de ética?
Me parece que sí y que tiene un efecto tanto interno como social, al igual que la reputación. Creo que cuando la sociedad y los colaboradores ven que la empresa practica y defiende los valores éticos, se siente a gusto trabajando en la misma y la sociedad está orgullosa de contar con empresas donde la utilidad no es a cualquier costo o por cualquier medio.

Después de la quiebra de Enron, Estados Unidos promulgó en 2001 la ley Sarbanes Oaxley Act que exige la evaluación de control interno de las empresas que cotizan en bolsa para evitar el fraude y la conducta no ética en los empleados. Esto derivó en una serie de medidas de control interno, como una mayor acción interna al implementar y difundir el Código de ética en las empresas.

En nuestra industria, donde trabajamos en el ciclo completo del agua, evidentemente tenemos diversas regulaciones ambientales que debemos seguir de forma estricta. No cumplirlas sería una falta ética y de responsabilidad social. Hay normas regulatorias sobre la calidad del agua para que la misma sea apta para consumo humano. Si no las cumplimos con altos estándares, cuando nuestros clientes abran el grifo tendremos fuertes implicaciones legales, éticas y de reputación. Por ello el compromiso ético de nuestros colaboradores en la organización es uno de los activos más importantes que tenemos que cuidar.

Publicado en: Istmo

Fuente:http://www.expoknews.com/que-es-un-ethics-officer/

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